Mesai sonrasında gelen rutin bir iş mesajına o anda dönmeyecekseniz, iki bilgiyi açıkça söylemeniz yeterli: mesajı ne zaman ele alacağınız ve gerçekten acil işler için işyerinizde zaten kullanılan bir iletişim yolu varsa bunun ne olduğu.
Mesajınızı gördüm. Bu konuyu yarın çalışma saatinde inceleyip size döneceğim. Acil bir durumsa ekipte kullandığımız nöbet telefonundan haber verebilirsiniz.
Önceden belirlenmiş bir acil kanal yoksa son cümleyi eklemeyin. Yeni bir erişilebilirlik sözü vermeden yalnızca dönüş zamanınızı belirtin.
Mesajınızı üç parçayla kurun
- Mesajı aldığınızı belirtin: “Mesajınızı gördüm.”
- Gerçekçi bir dönüş zamanı verin: “Yarın öğlene kadar inceleyip döneceğim.”
- Varsa mevcut acil kanalı hatırlatın: “Acil durumlar için ekip nöbet telefonu kullanılabilir.”
Bu yapı, “Şimdi ilgilenmeyeceğim” demekle yetinmez; karşı tarafa konunun ne zaman yeniden ele alınacağını da bildirir. Dönüş saatiniz henüz belli değilse tamamlanma sözü vermek yerine ilk değerlendirme zamanını söyleyin:
Konuyu yarın inceleyip ne zaman tamamlayabileceğimi saat 11.00’e kadar bildireceğim.
Aynı sınırı üç farklı tonda söyleyin
Aşağıdaki konuşmalar temsili ve kurgusaldır. İşyerinizdeki hitap biçimine en uygun tonu seçebilirsiniz.
Yakın ve yumuşak
İş arkadaşı: Akşam bir bakabilir misin?
Siz: Mesajını gördüm. Bu akşam işe dönemeyeceğim; yarın sabah inceleyip sana yazacağım.
Bu seçenek, talebi küçümsemeden o akşam için kararınızı ve sonraki adımı birlikte söyler.
Nötr ve kısa
İş arkadaşı: Dosyanın son bölümünü kontrol eder misin?
Siz: Dosyayı yarın çalışma saatinde kontrol edip saat 11.00’e kadar bilgi vereceğim.
“Sonra bakarım” gibi açık uçlu bir ifade yerine, tutabileceğiniz bir zaman aralığı verirsiniz.
Daha belirgin
İş arkadaşı: Görünce hemen dönüş yapar mısın?
Siz: Rutin iş mesajlarını bir sonraki çalışma zamanımda ele alıyorum. Bu konuya yarın döneceğim. Acil durumlar için ekipte kullandığımız nöbet kanalı geçerli.
Son cümleyi yalnızca o kanal gerçekten varsa ve bu tür durumlar için kullanılıyorsa ekleyin. Kişisel numaranızı, sürekli çevrimiçi olma sözünü veya tutamayacağınız bir yanıt süresini mesaja eklemeyebilirsiniz.
Dönüş zamanını işin büyüklüğüne göre seçin
Mesajı okumakla işi tamamlamak aynı şey değildir. İncelemenin ne kadar süreceğini bilmiyorsanız iki ayrı zaman verebilirsiniz:
- “Yarın sabah dosyaya bakacağım.”
- “İnceledikten sonra tamamlanma zamanını bildireceğim.”
İşi ne zaman ele alacağınızı biliyorsanız şu seçeneklerden biri daha kullanışlı olabilir:
- “Yarın öğlene kadar inceleyip döneceğim.”
- “Bir sonraki çalışma günümde kontrol edip bilgi vereceğim.”
- “Pazartesi günkü toplantıdan önce bu başlığa döneceğim.”
En erken görünen zamanı değil, gerçekten uyabileceğiniz zamanı seçin. Böylece mesai dışındaki mesajı yanıtlarken yeni bir gecikme açıklaması hazırlamak zorunda kalmazsınız.
“Sadece iki dakika” denirse tek cümleyle tekrarlayın
Karşı taraf işi küçültüp o anda yanıt istemeye devam ederse yeni gerekçeler sıralamak yerine aynı bilgiyi kısaltarak tekrarlayabilirsiniz:
Şu an işe dönemiyorum; mesajı yarın çalışma saatinde ele alıp size yazacağım.
Mevcut acil kanal hatırlatılacaksa ayrı bir cümle yeterlidir:
Ekipteki acil durum sürecini gerektiriyorsa nöbet kanalını kullanabilirsiniz; rutin kısmı yarın ben takip edeceğim.
Bu yanıt karşı tarafın nasıl tepki vereceğini belirlemez. Sizin o anda yapacağınız işle sonraki çalışma zamanında üstleneceğiniz işi birbirinden ayırır.
Ertesi iş günü verdiğiniz zamana geri dönün
İş henüz bitmemiş olsa bile belirttiğiniz zamanda kısa bir durum mesajı gönderebilirsiniz:
Dün ilettiğiniz dosyayı bu sabah inceledim. İki noktayı netleştirmem gerekiyor; sorularımı aşağıya ekledim. Yanıtlar geldikten sonra yeni tamamlanma zamanını paylaşacağım.
Yalnızca bilgi istenmişse dönüş daha kısa olabilir:
Dünkü mesajınıza dönüyorum: Toplantı saati benim için uygun. Takvim davetini kabul ettim.
Böylece ilk mesajınız belirsiz bir erteleme olarak kalmaz; söylediğiniz dönüş zamanı somut bir sonraki adımla tamamlanır.
Göndermeden önce iki satırı doldurun
- Bu mesaja döneceğim zaman: Yarın saat 11.00’e kadar.
- Varsa önceden belirlenmiş acil kanal: Ekip nöbet telefonu.
Bu bilgiler tek mesajda şöyle birleşir:
Mesajınızı gördüm. Yarın saat 11.00’e kadar inceleyip döneceğim. Acil bir durumsa ekip nöbet telefonunu kullanabilirsiniz.
Acil kanalınız yoksa mesajı ilk iki cümlede bitirin. Kısa, tutulabilir ve yalnızca gerçekten var olan seçenekleri içeren bir yanıt yeterlidir.
