Mesajın tamamına aynı anda yanıt veremeyeceğinizi söylerken arkadaşınızın neden uzun yazdığını yorumlamanız gerekmez. Kendi yanıt kapsamınızı açıklayın: “Uzun mesajlardaki her ayrıntıya tek tek dönemiyorum. Bundan sonra ya belirttiğin tek soruya yanıt verebilirim ya da senden kısa bir özet isteyebilirim.”
Bu cümle, arkadaşınızın ne kadar yazabileceğini belirlemeye çalışmaz. Sizin neyi okuyup yanıtlayabileceğinizi ve hangi biçimde ilerleyebileceğinizi netleştirir.
Mesajın uzunluğu ile yanıt beklentisini ayırın
Rahatsız olduğunuz nokta yalnızca uzun bir metin görmek olmayabilir. Asıl güçlük, metindeki her olaya, yoruma ve soruya ayrı karşılık vermenizin beklenmesi olabilir. Bu durumda “Bu kadar uzun yazma” demek yerine yanıt sınırını söylemek daha açıktır:
“Uzun yazabilirsin; ancak mesajdaki her noktaya ayrı ayrı yanıt veremeyeceğim. Özellikle yanıtlamamı istediğin soruyu başta belirtir misin?”
Uzun mesajlar çoğunlukla habersiz başlayan dertleşmelerse, uzunluktan önce uygunluğun sorulmasını istemeniz de mümkün. Bu iki ihtiyacı ayırmak için dert anlatmadan önce uygunluk sormayı konuşma rehberine bakabilirsiniz.
Üç yanıt yolundan birini seçin
Aşağıdaki konuşmalar temsili örneklerdir. O an gerçekten yapabileceğiniz seçeneği kullanın; üçünü birden teklif etmeniz gerekmez.
1. Yalnız belirli bir soruya yanıt verin
Ne zaman uygun? Mesajda açık bir soru varsa ve geri kalan ayrıntılara girmeden o soruyu yanıtlayabiliyorsanız.
“Mesajın tamamına bugün ayrı ayrı dönemeyeceğim. Yarın buluşup buluşamayacağımız sorusuna yanıt verebilirim: Saat 18.00 bana uygun.”
Arkadaşınız “Ama anlattığım diğer şeyler?” derse:
“Onların hepsine yanıt verebileceğime söz veremem. Özellikle konuşmamı istediğin bir nokta varsa bir tanesini seçebiliriz.”
Burada mesajı bütünüyle okuduğunuzu söylemeniz gerekmez. Okumadığınız bölümler için “Hepsini anladım” gibi bir güvence vermek yerine, hangi soruya döndüğünüzü belirtmeniz yeterlidir.
2. Kısa bir özet ve tek soru isteyin
Ne zaman uygun? Mesajda birden fazla olay ve konu varsa, fakat arkadaşınızın sizden ne beklediği belli değilse.
“Bu mesajı şu anda bütünüyle değerlendiremiyorum. Benden ne istediğini iki üç cümleyle ve tek bir soruyla özetler misin?”
Arkadaşınız “Hepsi önemli” derse:
“Hepsinin senin için önemli olabileceğini anlıyorum. Ben şu anda hepsine ayrı yanıt veremem. Önce hangi noktaya dönmemi istediğini seçersen ona bakabilirim.”
Özet istemek, sonunda bütün ayrıntılara yanıt vereceğiniz anlamına gelmez. Özetin amacı, ilk konuşma noktasını seçmektir.
3. Yazışma yerine belirli bir konuşma zamanı önerin
Ne zaman uygun? Konu çok parçalıysa, yanlış anlaşılma ihtimali varsa ve gerçekten konuşmaya zaman ayırmak istiyorsanız.
“Bu konuya parça parça mesajla yanıt vermek istemiyorum. Uygunsan yarın 19.00’da yirmi dakika konuşabiliriz.”
Arkadaşınız “Şimdi cevap veremez misin?” derse:
“Şimdi ayrıntılı yanıt veremem. Önerdiğim saat sana uymuyorsa başka bir zaman söyleyebilirsin; ikimize de uyan bir zaman olmazsa bu konuşmayı ertelememiz gerekecek.”
Yalnızca gerçekten ayırabileceğiniz bir süre önerin. Belirsiz bir “Sonra uzun uzun konuşuruz” sözü, aynı beklentiyi geleceğe taşır.
Elinizdeki uzun mesaja nasıl dönebilirsiniz?
Konuyu genel bir kurala çevirmeden önce mevcut mesaj için ne yapacağınızı söyleyin. Şu dört parçayı kullanabilirsiniz:
- Okuyabileceğiniz bölüm: “Buluşma planıyla ilgili kısmı okuyabildim.”
- Yanıtlayacağınız nokta: “Saat sorusuna bugün yanıt vereceğim.”
- Üstlenmeyeceğiniz bölüm: “Diğer ayrıntıların her birine ayrı yanıt veremeyeceğim.”
- İlerleme seçeneği: “Benden istediğin şeyi tek soruyla yazarsan ona dönebilirim.”
Doldurulmuş bir mesaj şöyle olabilir:
“Hafta sonu planıyla ilgili kısmı okuyabildim. Cumartesi gelemeyeceğimi şimdi söyleyebilirim. Mesajdaki diğer olayların her birine ayrı yanıt veremeyeceğim. Özellikle fikrimi istediğin bir konu varsa onu tek soruyla yazar mısın?”
İtiraz geldiğinde yeni gerekçeler üretmeyin
Karşı taraf sınırınızı duyunca açıklama isteyebilir. Her itiraz için yeni bir savunma hazırlamak yerine aynı kararı daha kısa biçimde yineleyebilirsiniz.
“Beni önemsemiyor musun?”
“Bunu önem verip vermemek üzerinden söylemiyorum. Yapabileceğim şey, seçtiğin tek soruya yanıt vermek.”
“Eskiden hepsine cevap veriyordun.”
“Bazen verdiğim doğru. Bundan sonra her ayrıntıya tek tek dönemeyeceğim. Yanıtlamamı istediğin soruyu başa yazmanı rica ediyorum.”
“O zaman bir daha hiçbir şey anlatmam.”
“Ne anlatacağına sen karar verebilirsin. Ben de hangi kapsamda yanıt verebileceğimi açıkça söylüyorum.”
Bu cevaplar arkadaşınızın duygusu hakkında hüküm kurmaz ve konuşmayı bir yakınlık sınavına çevirmez. Yalnızca mesaj biçimiyle sizin yanıt biçiminizi birbirinden ayırır.
Söylediğiniz sınırı uygulanabilir hâle getirin
Arkadaşınız yeniden uzun bir mesaj gönderirse, ilk konuşmada seçtiğiniz yolu uygulayın. Örneğin yalnız tek soruya yanıt vereceğinizi söylediyseniz bütün ayrıntıları tek tek ele alıp ardından tekrar sınır koymaya çalışmayın. Şöyle yazabilirsiniz:
“Bu mesajda yanıtlamamı istediğin tek soruyu ayıramadım. Sorunu kısa biçimde yeniden yazarsan ona döneceğim.”
Kısa özet gelmezse cevaplayamadığınız bölümler için yeni bir söz vermeniz gerekmez. Uygun bir konuşma zamanı önermişseniz de yazışmada ayrıntılı yanıt vermek yerine o zamanı netleştirebilirsiniz.
Tek mesajda sınır ve seçenek
İlk kez söyleyecekseniz şu metni kendi durumunuza uyarlayabilirsiniz:
“Uzun mesajlardaki her ayrıntıya aynı anda yanıt veremiyorum. Bundan sonra özellikle yanıtlamamı istediğin tek soruya dönebilirim. Birden çok konu varsa önce iki üç cümlelik bir özet ve benden ne istediğini yazmanı rica ediyorum. Konu ayrıntılıysa, ikimize de uygun belirli bir zamanda konuşmayı da önerebilirim.”
Buradaki amaç arkadaşınızın yazma biçimini denetlemek değil, sizin vereceğiniz yanıtın kapsamını önceden görünür kılmaktır.
