Beklenmedik bir aramayı açarken süreyi ve konuşulacak konuyu ilk dakikada netleştirin: “Aramana sevindim. Şimdi 10 dakikam var; 18.30’da kapatacağım. Önce hangi konuyu konuşalım?” Böylece yalnız ne zaman kapatacağınızı değil, sınırlı sürenin nasıl kullanılacağını da söylersiniz.
Aşağıdaki konuşmalar temsili örneklerdir. Dakikaları gerçekten ayırabileceğiniz süreye, kapanış cümlesini de uygulayabileceğiniz bir karara göre değiştirin.
Beklenmedik aramada önce neye evet dediğinizi seçin
Telefonu açmak, süresiz bir görüşmeyi kabul etmek zorunda olduğunuz anlamına gelmez. Arama geldiğinde üç ayrı seçeneğiniz olabilir:
- Şimdi kısa konuşmak: “Şimdi açabilirim ama 10 dakikam var; sonra kapatacağım.”
- Yalnızca tek konuya zaman ayırmak: “Sekiz dakikam var. Bugün en çok neyi konuşmak istiyorsun?”
- Şimdi hiç konuşmamak: “Şu an konuşamayacağım. Uygun olduğumda sana yazacağım.”
Son seçenek için telefonu açmanız da gerekmez; aynı cümleyi mesajla gönderebilirsiniz. Dönüş zamanınız belli değilse sırf aramayı reddetmeyi kolaylaştırmak için saat vermeyin.
Süreyi konu seçimiyle birlikte yönetin
“On dakikam var” demek başlangıç için yeterli olabilir; fakat ilk konu bütün süreyi doldurduğunda ikinci bir konu açılabilir. Bu noktada kalan dakikayı uzatmak yerine üç karardan birini açıkça söyleyin.
Konuşulan konuyu tamamlamak
“Dört dakikamız kaldı. Yeni konuya geçmeyelim; bunu toparlayalım.”
Yeni konuya geçip ilkini yarım bırakmak
“İkisini de tamamlayamayız. İstersen kalan sürede yeni konuya geçelim; ilk konu bugün yarım kalacak.”
Yeni konuyu bu aramaya almamak
“Bu yeni ve uzun bir konu. Bugünkü aramada başlamayacağım.”
Bu seçim, “hepsini biraz konuşalım” belirsizliğini önler. Bir konuya geçmemeniz, o konu için hemen başka bir görüşme sözü vermenizi gerektirmez.
Karşı taraf konuşmayı sürdürürken aramayı nasıl bitirebilirsiniz?
Arkadaşınız uzun anlatıyorsa uygun bir sessizlik hiç gelmeyebilir. Bu durumda kapanışı üç kısa adımda yapabilirsiniz:
- Söze gireceğinizi belirtin: “Sözünü keseceğim.”
- Süre kararını söyleyin: “Ayırdığım süre doldu; yeni konuya devam edemeyeceğim.”
- Vedayı söyleyip aramayı sonlandırın: “Görüşmeyi burada bitiriyorum. Görüşürüz.”
Tam bir örnek şöyle olabilir:
Arkadaşınız: “Bir de bugün işte olanı anlatayım…”
Siz: “Sözünü keseceğim; saat 18.30 oldu. Yeni konuya şimdi başlayamayacağım.”
Arkadaşınız: “İki dakika sürer.”
Siz: “Bugün uzatmayacağım. Görüşmeyi burada bitiriyorum. Görüşürüz.”
Telefon görüşmesinde kapanış yalnızca bir cümle değildir. Kısa vedadan sonra aramayı sonlandırmak, başta söylediğiniz süreyi uygulayan adımdır. Yeni gerekçeler sıralamanız veya kapanış için onay beklemeniz gerekmez.
Hemen yeniden ararsa ne yapabilirsiniz?
Arama bittikten sonra arkadaşınız yeniden arayabilir. O gün konuşmaya devam etmeyecekseniz aynı görüşmeyi yeniden açmak yerine kısa bir mesaj seçebilirsiniz:
“Görüşmeyi süremiz dolduğu için kapattım. Bugün yeniden açmayacağım.”
Yalnızca bağlantının yanlışlıkla kesildiğini düşünmesini istemiyorsanız şöyle de yazabilirsiniz:
“Bağlantı kesilmedi; konuşmayı söylediğim saatte bitirdim. Sonra görüşürüz.”
“Sonra görüşürüz” burada yeni bir gün veya saat sözü değildir. Devam etmek isteyip istemediğinize daha sonra karar verebilirsiniz.
Uzatma isteğine tek kez yanıt verin
Kapanış sırasında gelen her yeni gerekçeye ayrı cevap vermek görüşmeyi yeniden açabilir. Kararınıza uyan tek cümleyi seçip yineleyebilirsiniz:
- “Tam önemli yere gelmiştim.”
“Duydum; yine de bugünkü arama burada bitiyor.” - “Bir beş dakika daha konuşalım.”
“Bugün süreyi uzatmayacağım.” - “Ne zaman devam edeceğiz?”
“Şimdi yeni bir zaman belirlemeyeceğim. Uygun olursam sana yazacağım.”
Gerçekten uygun bir zamanınız belliyse somut teklif verebilirsiniz: “Perşembe 19.00’da 20 dakika konuşabilirim.” Belli değilse tutulamayacak bir devam sözü vermeden bugünkü aramayı kapatın.
Kendi telefon akışınızı dört satırda hazırlayın
Bir sonraki aramadan önce şu dört kararı yazın:
- Açılış: Kaç dakika ayırıyorum ve saat kaçta kapatıyorum?
- Konu seçimi: Süre içinde tek konu mu konuşacağım?
- Kapanış: Karşı taraf konuşmayı sürdürürse hangi cümleyle araya gireceğim?
- Yeniden arama: Hemen tekrar ararsa açacak mıyım, kısa mesaj mı göndereceğim?
Doldurulmuş bir örnek:
“Şimdi 12 dakikam var; 21.15’te kapatacağım.”
“Bu sürede önce hangi konuyu konuşalım?”
“Sözünü keseceğim; sürem doldu. Şimdi kapatıyorum, görüşürüz.”
“Bugün yeniden açmayacağım; uygun olduğumda yazarım.”
Bu akış arkadaşınızın vereceği tepkiyi belirlemez; sizin hangi aramayı açacağınızı, kalan süreyi nasıl kullanacağınızı ve ne zaman kapatacağınızı netleştirir. O gün sorun görüşmenin uzunluğu değil, konuşmaya hiç alanınızın olmamasıysa dinlemeye gücünüz olmadığını söylemek için farklı seçeneklere bakabilirsiniz.
